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How to export (or rather extract) e-mail addresses from Apple Mail

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Problem:

You have plenty of e-mails stored in Apple Mail but you have not yet created an address book which contains all e-mail addresses that have been used once or more. Additionally, you need a CSV file with all these e-mail addresses to be able to edit or just use them in Excel or any other software.

Solution:

This tutorial has been tested on Mac OS X 10.8 (Mountain Lion). To proceed with the first steps you can choose between two methods. Method 1 should work for most cases. Method 2 is for those users who imported old e-mails into Apple at some point in the past, e.g. in cases where you resetted your system, bought a new machine or installed a new OS. If you are not sure which method applies for you just use both one after the other. This may lead to duplicate entries in the address book but you can simply remove them by using a built-in command from the „Card“ menu.

Method 1:

  • Start Apple Mail
  • „Window“ menu, Last recipients
  • Select all addresses (CMD+A)
  • Button: Add to contacts

Method 2:

  • Start Apple Mail
  • „Plus“ button (bottom left): Create smart mailbox
  • Rule: Receive all e-mails before [Date in the future]
  • Tick checkbox at „Include sent e-mails“
  • After a short while (if Spotlight is up-to-date) you will see all your e-mails in the smart mailbox
  • Select all e-mails (CMD+A)
  • „E-mail“ menu, Add senders to contacts

Now you have stored all e-mail addresses from which you ever received1 an e-mail in Apple’s address book. Unfortunately, Apple does not provide any export function in its address book application. So the first part of this tutorial describes a workaround how to convert all address book entries into CSV by using the e-mail program Mozilla Thunderbird.

  • Start Apple Contacts (= address book)
  • Select all entries (CMD+A)
  • „File“ menu, Export, Export vCard
  • Start Mozilla Thunderbird
  • Open address book in Thunderbird
  • „Extra“ menu, Import
  • Choose the vCard file you created before
  • Entries are being imported
  • „Extra“ menu, Export, Choose format tabulator-separated

Now you have all e-mail addresses as CSV and you can edit or just use them in Excel or any other software.

______________
1) This method does not handle e-mail addresses from which you have never received an e-mail but only sent one or more e-mails to. Only method 1 takes care of this circumstance. Another solution is to use an Apple Script that we wrote. If you are interested in this script just send us an e-mail.

Notizen aus Apple Notizen-App (Notes) aus lokalem Time-Machine-Backup wiederherstellen

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Wer viel mit der Notizen-App unter Mac OS arbeitet, kennt auch die Nachteile dieser an sich nützlichen Anwendung. Dennoch gibt es zwei Nachteile, die uns persönlich bei der Verwendung dieser Anwendung immer wieder negativ auffallen. Insbesondere steigt der Stresslevel, wenn man auf einmal keine Inhalte beim Öffnen der Notizen-App mehr vorfindet.

Notizen unter Mac OS X

Erstens kann man mit der integrierten Suche nur in ganzen Notizen-Blättern nach Begriffen suchen. Man findet also heraus, dass in der 200-zeiligen Gesprächsnotiz irgendwo das gesuchte Wort vorkommt. Zweitens ist das Thema Datensicherung wohl eher vernachlässigt worden. Bei Kalender- und Erinnerungen-App gibt es schließlich auch eine Möglichkeit, manuell Sicherungen anzulegen. Bei der Notizen-Anwendung gibt es diese nicht, was man inzwischen darauf zurückführen kann, dass diese Anwendung nicht mehr als lokale Anwendung gedacht ist, sondern als gerätespezifischer Client für die Darstellung in der iCloud synchronisierter Notizen-Daten. Allerdings reicht ein falscher Klick oder Tastendruck und ein Notizen-Blatt ist weg. Im schlimmsten Fall ist auch mal alles weg, wenn man vorher alles markiert hatte, weil man sich den Inhalt eines Notizen-Blattes in einen Texteditor verschoben hatte, um dort nach Begriffen zu suchen und dann die um diese Notizen bereinigte Notizen-Blattinhalte wieder zurückzubewegen in die Notizen-App.

Update 18.05.2013:

Innerhalb von Notizen-Blättern in der Notizen-Anwendung unter Mavericks (10.9.3) lässt sich mit CMD + F nun auch anschaulich suchen (Hervorhebung von Suchwort-Vorkommen) und sogar ersetzen.

Notizen wiederherstellen aus Time-Machine-Backup

So, nun zum eigentlichen Thema: Wenn man versehentlich die Inhalte der Notizen-Blätter gelöscht hat und die Anwendung geschlossen hat, kann man die Notizen aus dem lokalen Time-Machine-Backup wiederherstellen? Ja, das man kann. Wie man unter http://www.macuser.de/forum/thema/655856-HELP!-Wie-Notiz-wiederherstellen-aus-Notizen-app sehr schön nachlesen kann, finden sich unter Library/Containers/com.apple.Notes/Data/Library/Notes die folgenden Dateien:

  • NotesV1.storedata
  • NotesV1.storedata-shm
  • NotesV1.storedata-wal

Diese kann man einfach zurücksichern. Dabei sind die Hinweise im genannten Forenbeitrag zu Seiteneffekten bei der Nutzung der iCloud bitte zu beachten!

Sonderfall Mavericks

Wenn man nach der Installation von Mavericks keine Notizen mehr in seiner Notizen-Anwendung vorfindet, kann man die Inhalte auf ähnliche Weise wiederherstellen. Der Unterschied dabei zum Wiederherstellen ist, dass die Inhalte nicht weg sind. Sie sind immer noch auf der Festplatte unter Library/Containers/com.apple.Notes/Data/Library/Notes. Nur finden sich dort nun folgende Dateien:

  • NotesV1.storedata
  • NotesV1.storedata-shm
  • NotesV1.storedata-wal
  • NotesV2.storedata
  • NotesV2.storedata-shm
  • NotesV2.storedata-wal

Die Vorgehensweise jetzt ist super einfach. Dateien in einem anderen Ordner wegsichern, die NotesV2…-Dateien löschen und die NotesV1…-Dateien in die entsprechenden NotesV2…-Dateien umbenennen. Danach ist alles wieder da und weiter geht’s mit der Notizenverwaltung in der neuen Optik der Anwendung unter Mavericks.

E-Mail-Adressen aus Apple Mail exportieren (bzw. extrahieren)

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Problem:

Es existiert eine große Menge an E-Mails in Apple Mail, es wurde aber noch kein Adressbuch angelegt, in dem alle E-Mail-Adressen, mit denen man in der Vergangenheit korrespondiert hat, abgelegt sind. Zusätzlich sollen die E-Mail-Adressen am Ende als CSV-Datei vorliegen, um sie in Excel oder anderen Programmen weiter verwenden zu können.

Lösung:

Diese Anleitung wurde unter Mac OS X 10.8 (Mountain Lion) getestet. Für den ersten Schritt gibt es grundsätzlich zwei Varianten. Variante 1 sollte in den meisten Fällen ausreichen. Variante 2 ist für diejenigen Benutzer, die E-Mails in Apple Mail aus einem alten Datenbestand übernommen haben, z.B. wenn sie ihr System neu aufgesetzt haben. Es können auch beide Varianten hintereinander abgearbeitet werden. Das kann zwar zu Duplikaten im Adressbuch führen, diese können aber durch einen entsprechenden Menübefehl leicht wieder entfernt werden.

Variante 1:

  • Apple Mail öffnen
  • Menü Fenster, Vorherige Empfänger
  • Alle Adressen markieren (CMD+A)
  • Schaltfläche: Zu Kontakten hinzufügen

Variante 2:

  • Apple Mail öffnen
  • Plus-Symbol unten links: Intelligentes Postfach erstellen
  • Regel: Alle E-Mails empfangen vor dem [Datum, das in der Zukunft liegt]
  • Häkchen setzen bei Gesendete E-Mails mit einbeziehen
  • In sehr kurzer Zeit (wenn Spotlight aktuell ist) werden sämtliche E-Mails im intelligenten Postfach angezeigt
  • Alle E-Mails markieren (CMD+A)
  • Menü E-Mail, Absender zu Kontakten hinzufügen

Damit sind nun alle E-Mail-Adressen, von denen man jemals eine E-Mail empfangen1 hat, im Apple Adressbuch abgelegt. Leider stellt Apple keine CSV-Exportfunktionalität im Adressbuch zur Verfügung. Im zweiten Schritt werden daher alle Adressbucheinträge über einen Umweg, nämlich das Mailprogramm Mozilla Thunderbird, in CSV konvertiert.

  • Apple Kontakte (= Adressbuch) öffnen
  • Alle Einträge markieren (CMD+A)
  • Menü Ablage, Exportieren, vCard exportieren
  • Mozilla Thunderbird öffnen
  • Adressbuch in Thunderbird öffnen
  • Menü Extras, Importieren
  • Die zuvor erstellte vCard-Datei wählen
  • Einträge werden importiert
  • Menü Extras, Exportieren, Format tabulator-getrennt wählen

Nun liegen alle E-Mail-Adressen im CSV-Format vor und können, bspw. in Excel, weiterverarbeitet werden.

______________
1) E-Mail-Adressen, an die man lediglich eine oder mehrere E-Mails gesendet, aber von denen man noch nie eine E-Mail empfangen hat, werden mit dieser Methode nicht erfasst. Dies ist bisher nur mit Variante 1 möglich oder mit einem von uns geschriebenen Apple Script, das wir demnächst kostenlos zum Download auf kaffeetalk.de zur Verfügung stellen werden.

Apple MobileMe: Öffentlichen Ordner einer iDisk unter Windows XP nutzen

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Wenn ihr unter Windows XP den öffentlichen iDisk-Ordner (“Public”) eines MobileMe-Nutzers verwenden möchtet, bietet Apple mit folgendem Support-Artikel Hilfestellung:

http://support.apple.com/kb/HT1774?viewlocale=de_DE

Leider ist darin die Information zur Generierung der URL falsch. Statt https://idisk.me.com/Benutzername-Public muss es nun https://idisk.me.com/Benutzername/Public heißen. Der Bindestrich (-) muss also durch einen Schrägstrich (/) ersetzt werden.

Also ist unter Windows XP folgendermaßen vorzugehen:
– Netzwerkumgebung öffnen
– Netzwerkressource hinzufügen
– Eine andere Netzwerkressource wählen
– Internet- oder Netzwerkadresse: https://idisk.me.com/Benutzername/Public
– Benutzername: Public, Kennwort: <vom Besitzer der iDisk vergeben>