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How to export (or rather extract) e-mail addresses from Apple Mail

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Problem:

You have plenty of e-mails stored in Apple Mail but you have not yet created an address book which contains all e-mail addresses that have been used once or more. Additionally, you need a CSV file with all these e-mail addresses to be able to edit or just use them in Excel or any other software.

Solution:

This tutorial has been tested on Mac OS X 10.8 (Mountain Lion). To proceed with the first steps you can choose between two methods. Method 1 should work for most cases. Method 2 is for those users who imported old e-mails into Apple at some point in the past, e.g. in cases where you resetted your system, bought a new machine or installed a new OS. If you are not sure which method applies for you just use both one after the other. This may lead to duplicate entries in the address book but you can simply remove them by using a built-in command from the „Card“ menu.

Method 1:

  • Start Apple Mail
  • „Window“ menu, Last recipients
  • Select all addresses (CMD+A)
  • Button: Add to contacts

Method 2:

  • Start Apple Mail
  • „Plus“ button (bottom left): Create smart mailbox
  • Rule: Receive all e-mails before [Date in the future]
  • Tick checkbox at „Include sent e-mails“
  • After a short while (if Spotlight is up-to-date) you will see all your e-mails in the smart mailbox
  • Select all e-mails (CMD+A)
  • „E-mail“ menu, Add senders to contacts

Now you have stored all e-mail addresses from which you ever received1 an e-mail in Apple’s address book. Unfortunately, Apple does not provide any export function in its address book application. So the first part of this tutorial describes a workaround how to convert all address book entries into CSV by using the e-mail program Mozilla Thunderbird.

  • Start Apple Contacts (= address book)
  • Select all entries (CMD+A)
  • „File“ menu, Export, Export vCard
  • Start Mozilla Thunderbird
  • Open address book in Thunderbird
  • „Extra“ menu, Import
  • Choose the vCard file you created before
  • Entries are being imported
  • „Extra“ menu, Export, Choose format tabulator-separated

Now you have all e-mail addresses as CSV and you can edit or just use them in Excel or any other software.

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1) This method does not handle e-mail addresses from which you have never received an e-mail but only sent one or more e-mails to. Only method 1 takes care of this circumstance. Another solution is to use an Apple Script that we wrote. If you are interested in this script just send us an e-mail.

E-Mail-Adressen aus Apple Mail exportieren (bzw. extrahieren)

3 Antworten

Problem:

Es existiert eine große Menge an E-Mails in Apple Mail, es wurde aber noch kein Adressbuch angelegt, in dem alle E-Mail-Adressen, mit denen man in der Vergangenheit korrespondiert hat, abgelegt sind. Zusätzlich sollen die E-Mail-Adressen am Ende als CSV-Datei vorliegen, um sie in Excel oder anderen Programmen weiter verwenden zu können.

Lösung:

Diese Anleitung wurde unter Mac OS X 10.8 (Mountain Lion) getestet. Für den ersten Schritt gibt es grundsätzlich zwei Varianten. Variante 1 sollte in den meisten Fällen ausreichen. Variante 2 ist für diejenigen Benutzer, die E-Mails in Apple Mail aus einem alten Datenbestand übernommen haben, z.B. wenn sie ihr System neu aufgesetzt haben. Es können auch beide Varianten hintereinander abgearbeitet werden. Das kann zwar zu Duplikaten im Adressbuch führen, diese können aber durch einen entsprechenden Menübefehl leicht wieder entfernt werden.

Variante 1:

  • Apple Mail öffnen
  • Menü Fenster, Vorherige Empfänger
  • Alle Adressen markieren (CMD+A)
  • Schaltfläche: Zu Kontakten hinzufügen

Variante 2:

  • Apple Mail öffnen
  • Plus-Symbol unten links: Intelligentes Postfach erstellen
  • Regel: Alle E-Mails empfangen vor dem [Datum, das in der Zukunft liegt]
  • Häkchen setzen bei Gesendete E-Mails mit einbeziehen
  • In sehr kurzer Zeit (wenn Spotlight aktuell ist) werden sämtliche E-Mails im intelligenten Postfach angezeigt
  • Alle E-Mails markieren (CMD+A)
  • Menü E-Mail, Absender zu Kontakten hinzufügen

Damit sind nun alle E-Mail-Adressen, von denen man jemals eine E-Mail empfangen1 hat, im Apple Adressbuch abgelegt. Leider stellt Apple keine CSV-Exportfunktionalität im Adressbuch zur Verfügung. Im zweiten Schritt werden daher alle Adressbucheinträge über einen Umweg, nämlich das Mailprogramm Mozilla Thunderbird, in CSV konvertiert.

  • Apple Kontakte (= Adressbuch) öffnen
  • Alle Einträge markieren (CMD+A)
  • Menü Ablage, Exportieren, vCard exportieren
  • Mozilla Thunderbird öffnen
  • Adressbuch in Thunderbird öffnen
  • Menü Extras, Importieren
  • Die zuvor erstellte vCard-Datei wählen
  • Einträge werden importiert
  • Menü Extras, Exportieren, Format tabulator-getrennt wählen

Nun liegen alle E-Mail-Adressen im CSV-Format vor und können, bspw. in Excel, weiterverarbeitet werden.

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1) E-Mail-Adressen, an die man lediglich eine oder mehrere E-Mails gesendet, aber von denen man noch nie eine E-Mail empfangen hat, werden mit dieser Methode nicht erfasst. Dies ist bisher nur mit Variante 1 möglich oder mit einem von uns geschriebenen Apple Script, das wir demnächst kostenlos zum Download auf kaffeetalk.de zur Verfügung stellen werden.